Импорт данных из Excel

Импорт заявок из Excel

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Загружаемый файл .xlsx должен полностью соответствовать определенной структуре, которая определена в шаблоне.

Как подготовить файл Excel?

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Нажмите на кнопку "Скачать шаблон".
3. Сохраните файл.
4. Откройте файл шаблона. Шаблон содержит два листа: "Основной" и "Легенда". "Основной" лист предназначен для заполнения данными, которые требуется загрузить. "Легенда" содержит требования к данным, располагаемым в столбцах основного листа. Заполняйте основной лист согласно требованиям, указанным в "Легенде".

Как заполнить "Основной лист"?

Как заполнить основной лист, если заявка без заказа?

Если заявка не содержит заказ, то для создания заявки достаточно заполнить первые три столбца:

• Номер заявки
• Наименование клиента
• Адрес клиента

Внимание! Первые три столбца: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" обязательны для заполнения в любом случае.

Пример:

При импорте такого файла будет создана карточка клиента и заявка. Карточка клиента будет содержать только:

• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла

Заявка будет содержать:

• Номер заявки - информация из файла
• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла
• Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
• Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
• Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
• Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".

Примечание. Если в импортируемом файле не заполнен столбец "Исполнитель", заявка будет сформирована со статусом "Создана". Для отправки ее в мобильное приложение необходимо вручную в офисной части назначить ее на мобильного сотрудника и перевести в статус "Согласована".

Как заполнить основной лист, если в заявке есть заказ?

Если заявка содержит заказ, то необходимо заполнить столбцы:

• Номер заявки  - максимальная длина - 9 символов.
• Наименование клиента  - максимальная длина - 100 символов.
• Адрес клиента  - максимальная длина - 1000 символов.
• Наименование товара/услуги  - максимальная длина - 256 символов.
• Цена товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
• Единица измерения - максимальная длина - 4 символа.
• Количество товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
• Ставка НДС - значения: "Без НДС", "0", "10", "18", "0%", "10%", "18%".
• Является товаром? - значение "Да" или "Нет".

Обратите внимание, что первых трех столбцах: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" данные должны быть всегда, даже, если несколько товаров и/или услуг относятся к одной заявке. В таком случае информацию в первых трех столбцах надо продублировать. Например:

При импорте такого файла будет создана карточка клиента, заявка, добавлены товары и/или услуги в справочник "Услуги и товары".

Карточка клиента будет содержать только:

• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла

Заявка будет содержать:

• Номер заявки - информация из файла
• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла
• Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
• Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
• Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
• Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".
• Товары и/или услуги в заказе: наименование, цена, количество - из файла. Суммы будут рассчитаны автоматически.

В карточка товара/услуги будет заполнены поля:

• Наименование - информация из файла.
• Цена - информация из файла.
• Единица измерения - информация из файла.
• Ставка НДС - информация из файла.

Почему дублируются заявки, клиенты, товары?

Обратите внимание, если номер заявки в файле отличается, то будет создано две заявки, два клиента. Пример:

В данном примере одна заявка будет содержать два товара, вторая заявка - только услугу. Также будут созданы две одинаковые записи в справочнике клиенты.

Внимание! Если одна и та же заявка будет импортироваться несколько раз, то количество созданных в системе объектов будет равно количеству загрузок.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка сразу отправлялась в мобильное приложение?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Исполнитель". Этот столбец должен содержать значение "Логин" сотрудника (на латинице), имеющего права доступа в мобильное приложение. При импорте формируется заявка, назначенная на указанного в файле исполнителя, со статусом "Согласована". Заявки с данным статусом отправляются в мобильное приложение соответствующего сотрудника.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала нужное плановое время начала?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Плановая дата начала". Этот столбец должен содержать значение в формате ГГГГ-ММ-ДДT-чч:мм:cc±Z. Например, при значении 2017-07-24T12:00, плановое время начала заявки будет 24 июля 2017 года, в 12.00. Плановая продолжительность всегда равна 3 часам.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала описание?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните последний столбец "Комментарий". Максимальная длина текста в поле - 1000 символов. В импортированной заявке будет заполнено поле "Описание".

Как удалить импортированные заявки?

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Под блоком загрузки файла и шаблона расположен список успешно выполненных загрузок файлов. Каждая запись содержит дату, время и количество загруженных заявок.
3. Нажмите кнопку "Удалить" напротив сессии, заявки из которой требуется удалить. При этом удаляются заявки, соответствующие записи из справочника "Клиенты" и справочника "Услуги и товары".

Примечание. Если во время удаления загруженных данных заявки находились в работе, то они сохранятся и отобразятся в офисной части после выполнения.