Импорт заявок из Excel
- В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
- Загружаемый файл .xlsx должен полностью соответствовать определенной структуре, которая определена в шаблоне.
Как подготовить файл Excel?
- В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
- Нажмите на кнопку "Скачать шаблон".
- Сохраните файл.
- Откройте файл шаблона. Шаблон содержит два листа: "Основной" и "Легенда". "Основной" лист предназначен для заполнения данными, которые требуется загрузить. "Легенда" содержит требования к данным, располагаемым в столбцах основного листа. Заполняйте основной лист согласно требованиям, указанным в "Легенде".
Как заполнить "Основной лист"?
Как заполнить основной лист, если заявка без заказа?
Если заявка не содержит заказ, то для создания заявки достаточно заполнить первые три столбца:
- Номер заявки
- Наименование клиента
- Адрес клиента
Внимание! Первые три столбца: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" обязательны для заполнения в любом случае.
Пример:
Номер заявки | Название клиента | Адрес клиента | ... |
---|---|---|---|
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... |
При импорте такого файла будет создана карточка клиента и заявка. Карточка клиента будет содержать только:
- Наименование клиента - информация из файла
- Адрес клиента - информация из файла
Заявка будет содержать:
- Номер заявки - информация из файла
- Наименование клиента - информация из файла
- Адрес клиента - информация из файла
- Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
- Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
- Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
- Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".
Примечание. Если в импортируемом файле не заполнен столбец "Исполнитель", заявка будет сформирована со статусом "Создана". Для отправки ее в мобильное приложение необходимо вручную в офисной части назначить ее на мобильного сотрудника и перевести в статус "Согласована".
Как заполнить основной лист, если в заявке есть заказ?
Если заявка содержит заказ, то необходимо заполнить столбцы:
- Номер заявки - максимальная длина - 9 символов.
- Наименование клиента - максимальная длина - 100 символов.
- Адрес клиента - максимальная длина - 1000 символов.
- Наименование товара/услуги - максимальная длина - 256 символов.
- Цена товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
- Единица измерения - максимальная длина - 4 символа.
- Количество товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
- Ставка НДС - значения: "Без НДС", "0", "10", "18", "0%", "10%", "18%".
- Является товаром? - значение "Да" или "Нет".
Обратите внимание, что первых трех столбцах: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" данные должны быть всегда, даже, если несколько товаров и/или услуг относятся к одной заявке. В таком случае информацию в первых трех столбцах надо продублировать. Например:
Номер заявки | Название клиента | Адрес клиента | ... | Наименование товара/услуги | Цена товара | Единица измерения | Количество товара | Ставка НДС | Является товаром? |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Комплект а/ковриков, черн. | 4500 | шт. | 1 | 18 | Да |
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Багажник S25K682, серебр. | 12000 | шт. | 1 | 18 | Да |
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Доставка до 30 кг. | 250 | ед. | 1 | 18 | Нет |
При импорте такого файла будет создана карточка клиента, заявка, добавлены товары и/или услуги в справочник "Услуги и товары".
Карточка клиента будет содержать только:
- Наименование клиента - информация из файла
- Адрес клиента - информация из файла
Заявка будет содержать:
- Номер заявки - информация из файла
- Наименование клиента - информация из файла
- Адрес клиента - информация из файла
- Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
- Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
- Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
- Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".
- Товары и/или услуги в заказе: наименование, цена, количество - из файла. Суммы будут рассчитаны автоматически.
В карточка товара/услуги будет заполнены поля:
- Наименование - информация из файла.
- Цена - информация из файла.
- Единица измерения - информация из файла.
- Ставка НДС - информация из файла.
Почему дублируются заявки, клиенты, товары?
Обратите внимание, если номер заявки в файле отличается, то будет создано две заявки, два клиента. Пример:
Номер заявки | Название клиента | Адрес клиента | ... | Наименование товара/услуги | Цена товара | Единица измерения | Количество товара | Ставка НДС | Является товаром? |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Комплект а/ковриков, черн. | 4500 | шт. | 1 | 18 | Да |
000000001 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Багажник S25K682, серебр. | 12000 | шт. | 1 | 18 | Да |
000000002 | ООО "Юнилайн" | Санкт-Петербург, Московский пр., 3 | ... | Доставка до 30 кг. | 250 | ед. | 1 | 18 | Нет |
В данном примере одна заявка будет содержать два товара, вторая заявка - только услугу. Также будут созданы две одинаковые записи в справочнике клиенты.
Внимание! Если одна и та же заявка будет импортироваться несколько раз, то количество созданных в системе объектов будет равно количеству загрузок.
Как заполнить основной лист, чтобы заявка сразу отправлялась в мобильное приложение?
- В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Исполнитель". Этот столбец должен содержать значение "Логин" сотрудника (на латинице), имеющего права доступа в мобильное приложение. При импорте формируется заявка, назначенная на указанного в файле исполнителя, со статусом "Согласована". Заявки с данным статусом отправляются в мобильное приложение соответствующего сотрудника.
Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала нужное плановое время начала?
- В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Плановая дата начала". Этот столбец должен содержать значение в формате ГГГГ-ММ-ДДT-чч:мм:cc±Z. Например, при значении 2017-07-24T12:00, плановое время начала заявки будет 24 июля 2017 года, в 12.00. Плановая продолжительность всегда равна 3 часам.
Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала описание?
- В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните последний столбец "Комментарий". Максимальная длина текста в поле - 1000 символов. В импортированной заявке будет заполнено поле "Описание".
Как импортировать заявки при использовании "Платежного агента"?
Если используется модуль работы "Платежный агент" и необходимо импортировать заявки с информацией о поставщиках товаров из Excel, необходимо:
- Скачать соответствующий шаблон файла Excel. Для этого убедитесь, что в разделе "Настройки/Компоненты" напротив пункта "Платежный агент" переключатель установлен в положение "включено". Затем скачайте шаблон (подробнее в разделе
Как подготовить файл Excel?)#
Как удалить импортированные заявки?
- В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
- Под блоком загрузки файла и шаблона расположен список успешно выполненных загрузок файлов. Каждая запись содержит дату, время и количество загруженных заявок.
- Нажмите кнопку "Удалить" напротив сессии, заявки из которой требуется удалить. При этом удаляются заявки, соответствующие записи из справочника "Клиенты" и справочника "Услуги и товары".
Примечание. Если во время удаления загруженных данных заявки находились в работе, то они сохранятся и отобразятся в офисной части после выполнения.