Импорт данных из Excel

Импорт заявок из Excel

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Загружаемый файл .xlsx должен полностью соответствовать определенной структуре, которая определена в шаблоне.

Как подготовить файл Excel?

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Нажмите на кнопку "Скачать шаблон".
3. Сохраните файл.
4. Откройте файл шаблона. Шаблон содержит два листа: "Основной" и "Легенда". "Основной" лист предназначен для заполнения данными, которые требуется загрузить. "Легенда" содержит требования к данным, располагаемым в столбцах основного листа. Заполняйте основной лист согласно требованиям, указанным в "Легенде".

Как заполнить "Основной лист"?

Как заполнить основной лист, если заявка без заказа?

Если заявка не содержит заказ, то для создания заявки достаточно заполнить первые три столбца:

• Номер заявки
• Наименование клиента
• Адрес клиента

Внимание! Первые три столбца: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" обязательны для заполнения в любом случае.

Пример:

При импорте такого файла будет создана карточка клиента и заявка. Карточка клиента будет содержать только:

• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла

Заявка будет содержать:

• Номер заявки - информация из файла
• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла
• Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
• Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
• Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
• Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".

Примечание. Если в импортируемом файле не заполнен столбец "Исполнитель", заявка будет сформирована со статусом "Создана". Для отправки ее в мобильное приложение необходимо вручную в офисной части назначить ее на мобильного сотрудника и перевести в статус "Согласована".

Как заполнить основной лист, если в заявке есть заказ?

Если заявка содержит заказ, то необходимо заполнить столбцы:

• Номер заявки  - максимальная длина - 9 символов.
• Наименование клиента  - максимальная длина - 100 символов.
• Адрес клиента  - максимальная длина - 1000 символов.
• Наименование товара/услуги  - максимальная длина - 256 символов.
• Цена товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
• Единица измерения - максимальная длина - 4 символа.
• Количество товара - целые числа и десятичные (дробная часть - десятые или сотые, например:"3,7" или "3,54").
• Ставка НДС - значения: "Без НДС", "0", "10", "18", "0%", "10%", "18%".
• Является товаром? - значение "Да" или "Нет".

Обратите внимание, что первых трех столбцах: "Номер заявки", "Наименование клиента", "Адрес клиента" данные должны быть всегда, даже, если несколько товаров и/или услуг относятся к одной заявке. В таком случае информацию в первых трех столбцах надо продублировать. Например:

При импорте такого файла будет создана карточка клиента, заявка, добавлены товары и/или услуги в справочник "Услуги и товары".

Карточка клиента будет содержать только:

• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла

Заявка будет содержать:

• Номер заявки - информация из файла
• Наименование клиента - информация из файла
• Адрес клиента - информация из файла
• Тип оплаты - так как тип оплаты в файле не указан, в заявку будет установлен тип "Наличные".
• Плановое время начала наряда - так как время в файле не указано, будет установлено время импорта заявки из файла (используется локальное время сервера).
• Плановая продолжительность наряда - 3 часа (устанавливается всем импортируемым заявкам по умолчанию).
• Важность - так как важность не указана в файле, будет присвоено значение "Стандартная".
• Товары и/или услуги в заказе: наименование, цена, количество - из файла. Суммы будут рассчитаны автоматически.

В карточка товара/услуги будет заполнены поля:

• Наименование - информация из файла.
• Цена - информация из файла.
• Единица измерения - информация из файла.
• Ставка НДС - информация из файла.

Почему дублируются заявки, клиенты, товары?

Обратите внимание, если номер заявки в файле отличается, то будет создано две заявки, два клиента. Пример:

В данном примере одна заявка будет содержать два товара, вторая заявка - только услугу. Также будут созданы две одинаковые записи в справочнике клиенты.

Внимание! Если одна и та же заявка будет импортироваться несколько раз, то количество созданных в системе объектов будет равно количеству загрузок.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка сразу отправлялась в мобильное приложение?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Исполнитель". Этот столбец должен содержать значение "Логин" сотрудника (на латинице), имеющего права доступа в мобильное приложение. При импорте формируется заявка, назначенная на указанного в файле исполнителя, со статусом "Согласована". Заявки с данным статусом отправляются в мобильное приложение соответствующего сотрудника.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала нужное плановое время начала?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните столбец "Плановая дата начала". Этот столбец должен содержать значение в формате ГГГГ-ММ-ДДT-чч:мм:cc±Z. Например, при значении 2017-07-24T12:00, плановое время начала заявки будет 24 июля 2017 года, в 12.00. Плановая продолжительность всегда равна 3 часам.

Как заполнить основной лист, чтобы заявка содержала описание?

1. В файле Excel, помимо обязательных полей, заполните последний столбец "Комментарий". Максимальная длина текста в поле - 1000 символов. В импортированной заявке будет заполнено поле "Описание".

Как импортировать заявки при использовании "Платежного агента"?

Если используется модуль работы "Платежный агент" и надо импортировать заявки с информацией о поставщиках товаров из Excel, необходимо:

1. Скачать соответствующий шаблон файла Excel. Для этого убедитесь, что в разделе "Настройки/Компоненты"  напротив пункта "Платежный агент" переключатель установлен в положение "включено". Затем скачайте шаблон (см. "Как подготовить файл Excel?").
2. Заполните поля файла согласно легенде. Обратите внимание, что шаблон будет содержать дополнительные поля:
   • Поставщик - наименование поставщика товара или услуги.
   • ИНН - идентификационный номер налогоплательщика (поставщика). Обязательно для заполнения, если в поле "Поставщик" указано значение.
   • Полное наименование поставщика - текстовое поле, может содержать до 256 символов. Обязательно для заполнения, если поле "Поставщик" указано значение.
   • Телефон - может содержать до 256 символов. Обязательно для заполнения, если поле "Поставщик" указано значение.
3. Импортируйте заявки из сформированного файла (см. "Импорт заявок из Excel").

Внимание! При импорте информации о поставщиках определяющее значение имеет ИНН. Таким образом, если в заявке несколько товаров/услуг с одинаковым ИНН поставщика, но наименование поставщика и номера телефона будут разными, то при импорте будет загружен только один поставщик. При этом будет импортировано то, наименование, которое идет первым.

Как импортировать заявки, содержащие "Агентское вознаграждение"?

Если используется модуль работы "Платежный агент", а в том числе возможность печати размера агентского вознаграждения в чеке, и надо импортировать заявки с информацией о поставщиках товаров из Excel, необходимо:

1. Скачать соответствующий шаблон файла Excel. Для этого убедитесь, что в разделе "Настройки/Платежный агент"  напротив пункта "Печать агентского вознаграждения в чеке" переключатель установлен в положение "включено". Затем скачайте шаблон (см. "Как подготовить файл Excel?").
2. Заполните поля файла согласно легенде. Обратите внимание, что помимо основных полей: информации о заявке, товарах, поставщиках, шаблон будет содержать поле:
   • Агентское вознаграждение - целые числа и десятичные (дробная часть - сотые, например: "3,54"). Обязательно для заполнения, если поле "Поставщик" указано значение и в веб-приложении включена настройка "Печать агентского вознаграждения в чеке".

Внимание! Если к одной заявке относится несколько различных значений агентского вознаграждения, то при импорте заявки будет загружено только одно - первое.

Как удалить импортированные заявки?

1. В разделе "Заявки" нажмите на кнопку "Загрузить", расположенной в правой части кнопки "Создать". Отобразиться окно "Загрузка заявок".
2. Под блоком загрузки файла и шаблона расположен список успешно выполненных загрузок файлов. Каждая запись содержит дату, время и количество загруженных заявок.
3. Нажмите кнопку "Удалить" напротив сессии, заявки из которой требуется удалить. При этом удаляются заявки, соответствующие записи из справочника "Клиенты" и справочника "Услуги и товары".

Примечание. Если во время удаления загруженных данных заявки находились в работе, то они сохранятся и отобразятся в офисной части после выполнения.